Το Pylon μπορεί να παραμετροποιηθεί ώστε να εκμεταλλευτείτε την χρήση του e-mail για την επικοινωνία με συναλλασσόμενους.
Επικοινωνήστε μαζί μας για αναλυτική παρουσίαση των δυνατοτήτων.
Ενδοεταιρική χρήση
Πηγές/Πληροφορίες
Σημεία Παραμετροποίησης/Χρήσης
- Οργάνωση > Υποδομή > Εταιρίες > Καρτέλα E-mail info
- Οργάνωση > Υποδομή > Λοιπά
- Πρότυπα e-mail
- Email Trace
- Ιστορικό E-mail
Για να μπορεί η εφαρμογή να στείλει e-mail πρέπει να οριστεί ο τρόπος αποστολής και οι λογαριασμοί e-mail που θα χρησιμοποιηθούν από το μενού Οργάνωση > Υποδομή > Εταιρείες στην καρτέλα Ε-mail info.
Αρχικά στις Ρυθμίσεις E-mail επιλέγουμε την Πλατφόρμα Email επιλέγοντας SMTP για αποστολή με web λογαριασμό (πχ gmail ή yahoo ή του domain μας), Outlook αν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε το Microsoft Office Outlook ή Active Sync για λογαριασμό e-mail σε Microsoft Exchange server. Αν επλέξουμε SMTP εισάγουμε τις ρυθμίσεις του server στην ενότητα Ρυθμίσεις SMΤP, αν επιλέξουμε Outlook επιλέγουμε Χρήστης στην Ενότητα Send Options ενώ αν επιλέξουμε Active Sync εισάγουμε τις ρυθμίσεις στην ενότητα E-mail Client
Για τις περιπτώσεις SMTP και Active Sync πρέπει στην καρτέλα Λογαριασμοί E-mail να οριστούν τα στοιχεία σύνδεσης για τα e-mail που θα χρησιμοποιηθούν για τις αποστολές και προαιρετικά οι υπογραφές τους.
Στην ενότητα Send Options επιλέγουμε ποιο e-mail θα ενεργοποιήσουμε ως Αποστολέα. Μπορούμε να ορίσουμε διαφορετικό αποστολέα για αποστολή παραστατικών και διαφορετικό για αποστολή εκτυπώσεων. Μπορούμε επίσης να ορίσουμε ο αποστολέας να είναι κοινός για όλη την εταιρεία ή να είναι διαφορετικός για κάθε login χρήστη. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να συνδέσουμε τον χρήστη με επαφή που με την σειρά της θα πρέπει να έχει Κύριο Πόρο με στοιχεία λογαριασμού email. Η αποστολή ανά χρήστη προϋποθέτει την ύπαρξη του module Διαχείριση Πόρων Token 32 (Πηγή: 1)
Δεν είναι δυνατή η αλλαγή του αποστολέα κατά την αποστολή email, πχ ανάλογα με το αν το θέμα αφορά Πωλήσεις ή Αγορές ή Λογιστική τακτοποίηση κλπ.
Από προεπιλογή η εφαρμογή επιλέγει την διεύθυνση email στην οποία θα στείλει τα παραστατικά με την παρακάτω σειρά:
- email του λογιστηρίου του υποκαταστήματος που έχει επιλεγεί στο παραστατικό
- email του λογιστηρίου του υποκαταστήματος που έχει οριστεί ως κύριο στον συναλλασσόμενο
- email του υποκαταστήματος που έχει οριστεί ως κύριο στον συναλλασσόμενο
Αν δεν έχει οριστεί κανένα από αυτά τα email δεν θα προταθεί email παραλήπτη στην φόρμα αποστολής του παραστατικού και η αυτόματη αποστολή θα αποτύχει με μήνυμα σφάλματος.
Μπορούμε να τροποποιήσουμε αυτή τη συμπεριφορά από Οργάνωση > Συναλλασσόμενοι > Πελάτες ή Προμηθευτές κλπ > Οργάνωση. Στην καρτέλα Λοιπά, στο πεδίο Προτεινόμενο Email ορίζουμε τα email στα οποία θα είναι δυνατή η αποστολή Email πατώντας τις τρεις τελείες στα δεξιά του πεδίου και ορίζοντας τις επιθυμητές προτεραιότητες.
Η πρώτη επιλογή στην οποία θα βρεθεί να έχει συμπληρωθεί e-mail είναι αυτή η οποία θα χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση που έχουμε επιλέξει αυτόματη αποστολή του παραστατικού κατά την έκδοση.
Στα στοιχεία του κάθε συναλλασσόμενου μπορούμε να ορίσουμε τα διαφορετικά email ανά υποκατάστημα και είδος (γενικό, λογιστηρίου, marketing). Μπορούμε επίσης να ορίσουμε για κάθε email και επιπλέον email που θα αποστέλονται είτε ως παραλήπτες, κοινοποίηση ή κρυφή κοινοποίηση.
Στη Σειρά του παραστατικού ορίζουμε την Προτεινόμενη φόρμα Email και αν θα στέλνεται αυτόματα, με επιβεβαίωση του χρήστη ή καθόλου κατά την καταχώρηση του παραστατικού. Για να σταλεί το παραστατικό θα πρέπει να έχει οριστεί εκτύπωση με Τύπο Εκτύπωσης PDF, κατάλληλη φόρμα και Αυτόματη Επισύναψη: Ναι.
Αν έχει οριστεί Σειρά Είσπραξης θα πρέπει να γίνουν αντίστοιχες παραμετροποιήσεις για την αποστολή με email. Δεν είναι δυνατή η αποστολή των δύο παραστατικών με το ίδιο email.
Μετά την έκδοση, η αποστολή μπορεί να γίνει από Εργασίες > Λοιπά > Αποστολή παραστατικού με email. Η αποστολή του παραστατικού είσπραξης γίνεται και σε αυτή την περίπτωση ξεχωριστά, μεταβαίνοντας από τα Σχετικά Παραστατικά σε αυτό και επαναλαμβάνοντας την εργασία αποστολής από Εργασίες > Λοιπά > Αποστολή παραστατικού με email. Επομένως, εξυπηρετεί καλύτερα η ρύθμιση της αυτόματης επιστολής, έστω με επιβεβαίωση χρήστη, όπου απλά έχουμε να απαντήσουμε δύο φορές ΝΑΙ για να γίνουν οι αποστολές.
Μπορούμε να στείλουμε και Αναφορές (εκτυπώσεις) όπως πχ Καρτέλα Πελάτη. Δημιουργούμε πρότυπο ανά οντοτητα από Οργάνωση > Συναλλασσόμενοι > Πελάτες ή Προμηθευτές κλπ > Οργάνωση.