Οι προκαταβολές σε Pylon που έχουν γίνει ήδη οι κατάλληλες παραμετροποιήσεις στη σειρά Παραγγελία χρησιμοποιούνται με δύο τρόπους. Με χειροκίνητη καταχώρηση Είσπραξης Προκαταβολής Πελάτη μετά την καταχώρηση μιας παραγγελίας ή με αυτόματη καταχώρηση Είσπραξης Προκαταβολής Πελάτη με την καταχώρηση παραγγελίας. Μπορούμε στο ίδιο Pylon να χρησιμοποιούμε κατά περίπτωση όποιον από τους δύο τρόπους μας εξυπηρετεί, ανάλογα με τις ιδιατερότητές τους, που εν συντομία είναι:
- Χειροκίνητη
- Το παραστατικό της είσπραξης πρέπει να δημιουργηθεί και να συσχετιστεί με την παραγγελία χειροκίνητα.
- Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κάθε Τρόπο Πληρωμής (Μετρητά, Λογαριασμός Τράπεζας, Πιστωτική Κάρτα)
- Πρέπει να ορίσεις χειροκίνητα το ποσό της προκαταβολής
- Μπορείς να να αλλάξεις τον τρόπο πληρωμής του παραστατικού πώλησης που θα προκύψει από τον μετασχηματισμό της παραγγελίας χωρίς να χάσεις την πληροφορία της προκαταβολής
- Αυτόματη
- Το παραστατικό της είσπραξης δημιουργείται και σχετίζεται με την παραγγελία αυτόματα κατά την καταχώρηση της παραγγελίας.
- Μπορεί να γίνει μόνο για προκαταβολές με Μετρητά και Πιστωτική Κάρτα.
- Δεν μπορείς να αλλάξεις το ποσό που υπολογίζεται αυτόματα, πχ για στρογγυλοποίηση.
- Δεν μπορείς να αλλάξεις τον Τρόπο Πληρωμής στο παραστατικό πώλησης γιατί θα χάσεις την πληροφορίας της αυτόματης προκαταβολής
Σε αυτό το άρθρο παρουσιάζουμε τον αυτόματο τρόπο λειτουργίας και τον χειροκίνητο μπορείτε να τον δείτε στο άρθρο Χειροκίνητη καταχώρηση προκαταβολής.
Αυτόματη Καταχώρηση
Ο αυτόματος τρόπος προκαταβολής χρησιμοποιεί τους τρόπους πληρωμής για να υπολογίσει αυτόματα την προκαταβολή σε κάποιο ποσοστό του πληρωτέου της παραγγελίας. Στο παράδειγμά μας έχουμε φτιάξει και επιλέξει ένα τρόπο πληρωμής 20% Προκαταβολή – 80% Μετρητά. Επικοινωνήστε μαζί μας για να προσθέσουμε περισσότερους τρόπους πληρωμής.
Πριν την καταχώρηση της παραγγελίας από το κουμπί Διακανονισμοί βλέπουμε ότι έχει δημιουργηθεί μία γραμμή με όλη την αξία. Δεν φαίνεται δηλαδή ακόμα κάποια διαφορά. Αυτό μπορεί να διαφέρει, ανάλογα πως έχουμε φτιάξει τον Τρόπο Πληρωμής που επιλέξαμε. Κλείνουμε το παράθυρο χωρίς να αποθηκεύσουμε αν μας ζητηθεί.
Αποθηκεύουμε την παραγγελία και πατώντας τώρα πάλι το κουμπί Διακανονισμοί βλέπουμε ότι το 20% του ποσού εμφανίζεται στη στήλη Προκαταβολή (EUR) και επιπλέον το οφειλόμενο ποσό έχει μειωθεί ανάλογα. Κλείνουμε το παράθυρο χωρίς να αποθηκεύσουμε αν μας ζητηθεί.
Από το μενού Εργασίες > Προκαταβολές > Related to Entry, που ανοίγει το παράθυρο με τις σχετιζόμενες με την παραγγελία προκαταβολές και βλέπουμε ότι έχει προστεθεί παραστατικό είσπραξης με το ποσό της προκαταβολής. Το ίδιο θα μπορούσαμε να δούμε και από το Εργασίες > Σχετιζόμενα παραστατικά αλλά καλύτερα να χρησιμοποιήσουμε εξειδικευμένο μενού που μας εξασφαλίζει ότι η είσπραξη δημιουργήθηκε ως προκαταβολή. Από τον μεγεθυντικό φακό μπορούμε να ανοίξουμε το παραστατικό είσπραξης και να το τυπώσουμε. Κλείνουμε το παράθυρο με ΟΚ ή Κλείσιμο.
Από το μενού Εργασίες > Προκαταβολές > Line of Automatic in Advance Entry μπορούμε να δούμε και αναλυτικά τις γραμμές του παραστατικού είσπραξης της προκαταβολής. Κλείνουμε το παράθυρο με ΟΚ ή Κλείσιμο.
Όταν έρθει η ώρα να τιμολογηθεί η παραγγελία, από Εργασίες > Μετασχηματισμός επιλέγουμε τη σειρά του παραστατικού πώλησης και ΔΕΝ αλλάζουμε τον τρόπο πληρωμής αλλιώς θα δούμε το μήνυμα “Οι Αυτόματα Δημιουργημένες Προκαταβολές του Παραστατικού Προέλευσης δεν θα μεταφερθούν” που σημαίνει ότι θα χάσουμε την πληροφορία για τον τρόπο πληρωμής.
Στο παραστατικό που δημιουγείται μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Διακανονισμοί και να δούμε ότι έχει μεταφερθεί η προκαταβολή και το οφειλόμενο ποσό έχει μειωθεί ανάλογα. Κλείνουμε το παράθυρο Διακανονισμοί χωρίς να απαιτείται αποθήκευση.
Τέλος, πατώντας Αποθήκευση στο παραστατικό πώλησης που προέκυψε από τον μετασχηματισμό, εκτελούνται όλες οι εργασίες που έχουν παραμετροποιηθεί τόσο για το παραστατικό πώλησης, όπως εκτύπωση, αποστολή με e-mail, δημιουργία παραστατικού είσπραξης για την εξόφληση του 80% που ορίσαμε ότι θα πληρωθεί με μετρητά κατά την έκδοση, όσο και για το παραστατικό εξόφλησης.