Οι προκαταβολές σε Pylon που έχουν γίνει ήδη οι κατάλληλες παραμετροποιήσεις στη σειρά Παραγγελία χρησιμοποιούνται με δύο τρόπους. Με χειροκίνητη καταχώρηση Είσπραξης Προκαταβολής Πελάτη μετά την καταχώρηση μιας παραγγελίας ή με αυτόματη καταχώρηση Είσπραξης Προκαταβολής Πελάτη με την καταχώρηση παραγγελίας. Μπορούμε στο ίδιο Pylon να χρησιμοποιούμε κατά περίπτωση όποιον από τους δύο τρόπους μας εξυπηρετεί, ανάλογα με τις ιδιατερότητές τους, που εν συντομία είναι:
- Χειροκίνητη
- Το παραστατικό της είσπραξης πρέπει να δημιουργηθεί και να συσχετιστεί με την παραγγελία χειροκίνητα.
- Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κάθε Τρόπο Πληρωμής (Μετρητά, Λογαριασμός Τράπεζας, Πιστωτική Κάρτα)
- Πρέπει να ορίσεις χειροκίνητα το ποσό της προκαταβολής
- Μπορείς να να αλλάξεις τον τρόπο πληρωμής του παραστατικού πώλησης που θα προκύψει από τον μετασχηματισμό της παραγγελίας χωρίς να χάσεις την πληροφορία της προκαταβολής
- Αυτόματη
- Το παραστατικό της είσπραξης δημιουργείται και σχετίζεται με την παραγγελία αυτόματα κατά την καταχώρηση της παραγγελίας.
- Μπορεί να γίνει μόνο για προκαταβολές με Μετρητά και Πιστωτική Κάρτα.
- Δεν μπορείς να αλλάξεις το ποσό που υπολογίζεται αυτόματα, πχ για στρογγυλοποίηση.
- Δεν μπορείς να αλλάξεις τον Τρόπο Πληρωμής στο παραστατικό πώλησης γιατί θα χάσεις την πληροφορίας της αυτόματης προκαταβολής
Σε αυτό το άρθρο παρουσιάζουμε τον χειροκίνητο τρόπο λειτουργίας και τον αυτόματο μπορείτε να τον δείτε στο άρθρο Αυτόματη καταχώρηση προκαταβολής.
Χειροκίνητη Καταχώρηση
Κατά την καταχώρηση της παραγγελίας επιλέγουμε αν θέλουμε τον τρόπο πληρωμής Προκαταβολή ώστε να διακρίνουμε τις παραγγελίες για τις οποίες έχουμε λάβει προκαταβολή. Προτείνουμε να δημιουργούνται ξεχωριστοί τρόποι πληρωμής πχ Προκαταβολή Μετρητά ή Προκαταβολή Πειραιώς κλπ.
Η χειροκίνητη καταχώρηση προκαταβολής για παραγγελία που έχουμε καταχωρήσει ήδη γίνεται από το μενού Κινήσεις > Πωλήσεις > Εισπράξεις Πελάτη. Πατάμε Προσθήκη και προσέχουμε να συμπληρώσουμε την σειρά ΕΙΣΠ-ΠΡ (Είσπραξη Προκαταβολής από Πελάτη) και τον πελάτη που έχουμε βάλει και στην παραγγελία. Συμπληρώνουμε επίσης το ποσό της προκαταβολής ανάλογα με το πως έγινε η πληρωμή και αποθηκεύουμε απαραίτητα, αλλιώς θα μας βγάλει σφάλμα κατά την αποθήκευση στο επόμενο βήμα.
Από το μενού Εργασίες > Σχέσεις Προκαταβολών ανοίγει το παράθυρο για να συνδέουμε την είσπραξη με την παραγγελία. Πατάμε Σύνδεση με παραστατικό.
Στο νέο παράθυρο που θα ανοίξει επιλέγουμε την παραγγελία με διπλό κλικ
και βλέπουμε ότι έχει προστεθεί στις Σχέσεις Προκαταβολών. Πατάμε ΟΚ για να κλείσουμε και αυτό το παράθυρο.
Αποθηκεύουμε και κλείνουμε την Είσπραξη Προκαταβολής από Πελάτη που πλέον έχει συνδεθεί με την παραγγελία.
Επιστρέφοντας στην παραγγελία πηγαίνουμε Εργασίες > Προκαταβολές > Related to Entry
Στο παράθυρο που ανοίγει βλέπουμε ότι υπάρχει το παραστατικό της είσπραξης. Κλείνουμε το παράθυρο πατώντας ΟΚ ή Κλείσιμο.
Εναλλακτικά, πατώντας στο κουμπί Διακανονισμοί βλέπουμε ότι έχει καταχωρηθεί η προκαταβολή και το οφειλόμενο ποσό έχει μειωθεί ανάλογα. Κλείνουμε το παράθυρο χωρίς να αποθηκεύσουμε αν μας ρωτήσει.
Όταν έρθει η ώρα να τιμολογηθεί η παραγγελία, από Εργασίες > Μετασχηματισμός επιλέγουμε αν θέλουμε το τρόπο πληρωμής που θα πληρωθεί το υπόλοιπο και αγνοούμε το μήνυμα “Οι Αυτόματα Δημιουργημένες Προκαταβολές του Παραστατικού Προέλευσης δεν θα μεταφερθούν” αφού η προκαταβολή μας έχει μπει χειροκίνητα και δεν επηρρεάζεται.
Στο παραστατικό πώλησης πατάμε Διακανονισμοί και βλέπουμε ότι όντως έχει μεταφερθεί η προκαταβολή και το οφειλόμενο ποσό έχει μειωθεί ανάλογα. Κλείνουμε τον Διακανονισμό χωρίς να χρειάζεται να αποθηκεύσουμε αν μας ρωτήσει και αποθηκεύουμε το παραστατικό πώλησης.
Ανάλογα με τον επιλεγμένο τρόπο πληρωμής θα εκτελεστούν οι εργασίες που έχουν παραμετροποιηθεί για εκτύπωση, αποστολή με e-mail και δημιουργία παραστατικού είσπραξης. Στο παράδειγμά μας, επειδή επιλέξαμε τρόπο πληρωμής Μετρητά και υπάρχει η κατάλληλη παραμετροποίηση, βλέπουμε από το μενού Ενέργειες > Σχετιζόμενα παραστατικά ότι δημιουργήθηκε και παραστατικό ΠΕΙΣΠ (Είσπραξη Πελάτη (Από πώληση)).
