Σε περίπτωση που δεν χρησιμοποιείται ενσωματωμένη λογιστική, μπορείτε να εκτελέσετε τις παρακάτω εργασίες για εξαγωγή αρχείου σε εξωτερική λογιστική.
Παραμετροποίηση
Για να λειτουργήσει σωστά η δυνατότητα εξαγωγής του αρχείου θα πρέπει να έχει γίνει η κατάλληλη παραμετροποίηση κατά περίπτωση από τον μηχανογράφο σας.
Παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μας για περισσότερες πληροφορίες.
Σε περίπτωση που έχει γίνει ήδη η παραμετροποίηση τότε ακολουθείτε τα παρακάτω βήματα:
Προετοιμασία για την εξαγωγή του αρχείου
Για να προετοιμάσετε την εξαγωγή του αρχείου θα επιλέξετε Μενού > Κινήσεις > Εργασίες > Λογιστική > Ενημέρωση Λογιστικής.
Στην οθόνη που εμφανίζεται, ορίζετε τα φίλτρα βάσει των οποίων θα δημιουργηθούν τα άρθρα λογιστικής προς εξαγωγή.
- Στο πεδίο Πρότυπο μπορείτε να επιλέξετε κάποιο πρότυπο που έχετε δημιουργήσει προηγουμένως πατώντας το Αποθήκευση Προτύπου Online Accounting αφού έχετε συμπληρώσει τα επόμενα πεδία με τις τιμές που θέλετε να συμπληρώνονται με την επιλογή του προτύπου.
- Στο πεδίο “Ημερομηνιακό Διάστημα” μπορείτε να επιλέξετε κάποιο ημερομηνιακό διάστημα που θα συμπληρώσει αυτόματα τα πεδία “Από Ημερομηνία” και “Έως Ημερομηνία”
- Στα πεδία “Από Ημερομηνία” και “Έως Ημερομηνία” ορίζετε το ημερομηνιακό διάστημα αν χρειάζεστε κάποιο διάστημα που δεν υπάρχει στο “Ημερομηνιακό Διάστημα”
- Το πεδίο “Υποκ/μα Εταιρείας” συνήθως μένει κενό ή ορίζετε το υποκατάστημα της εταιρείας
- Στο πεδίο “Κυκλώματα” ορίζετε τα κυκλώματα (Πωλήσεις, Αγορές, Εισπράξεις κ.λ.π.).
- Το πεδίο “Γέφυρα Λογιστικής” συνήθως μένει κενό ή ορίζετε το πρότυπο λογιστικής ανά τύπο παραστατικού σύμφωνα με το λογιστικό σχέδιο της επιχείρησης του πελάτη
- Το πεδίο “Τύπος Παραστατικού” συνήθως μένει κενό ή ορίζετε συγκεκριμένους τύπους παραστατικών.
- Το πεδίο “Σειρά” συνήθως μένει κενό ή ορίζετε συγκεκριμένες σειρές παραστατικών.
- Στο πεδίο “Τύπος” (Έσοδα Έξοδα, Γενική Λογιστική κ.λ.π.) διαλέγετε το λογιστικό σύστημα.
- Στο πεδίο “Τύπος Εξαγωγής” επιλέγετε την μορφή του αρχείου εξαγωγής ανάλογα το λογιστικό πρόγραμμα Epsilon Net που διαθέτει ο λογιστής σας, Extra – Hyper
xml ή Pylon xml. - Στο πεδίο “Ενημερωμένα Παραστατικά” επιλέγετε Ναι αν θέλετε να συμπεριληφθούν στο αρχείο ήδη ενημερωμένα παραστατικά για τα φίλτρα που έχετε ορίσει (σε περίπτωση επανενημέρωσης) ή Όχι αν δεν θέλετε να τα συμπεριλάβετε.
Στο tab: “Υπενθύμιση” βλέπετε τα αποτελέσματα της εργασίας.
Από το button: “Εκτέλεση” εκτελείτε την εργασία της ενημέρωσης λογιστικής που θα δημιουργήσει τα άρθρα λογιστικής προς εξαγωγή.
Προτείνουμε να ΜΗΝ κάνετε ακόμα την εξαγωγή από το ομώνυμο button αλλά να συνεχίσετε με τους ελέγχους.
Έλεγχοι
Από το button: “Προεπισκόπηση Εξαγωγής” μπορείτε να δείτε τις παραγόμενες εγγραφές που θα εξαχθούν για κάθε παραστατικό με τις πληροφορίες του άρθρου. Σε περίπτωση λίγων άρθρων, μπορείτε από εδώ να κάνετε έναν έλεγχο για τυχόν έλλειψη κάποιου λογαριασμού.
Γενικότερα όμως, από το Μενού > Κινήσεις > Αναφορές > Εκτυπώσεις > Λοιπά > Προσωρινά Λογιστικά άρθρα μπορούμε να δούμε τα άρθρα λογιστικής που δημιουργήθηκαν από την Εκτέλεση στην Ενημέρωση Λογιστικής και ΔΕΝ έχουν γίνει Εξαγωγή ακόμα.
Χρησιμοποιώντας φίλτρο στην στήλη Κατάσταση μπορούμε να εντοπίσουμε εύκολα τυχόν Ανισοσκέλιστα άρθρα για να τα διορθώσουμε.
Μετά την εξαγωγή μπορούμε να κάνουμε επιπλέον ελέγχους
Εξαγωγή Λογιστικής
Όταν τελειώσουμε με τους ελέγχους και θέλουμε να εξάγουμε το αρχείο:
Στη συνέχεια από το button: “Εξαγωγή” δημιουργείτε το αρχείο και το αποθηκεύετε στο σημείο που επιθυμείτε.
Από το button “Execute and Upload” σε περίπτωση εξαγωγής αρχείου Extra – Hyper xml μπορείτε να κάνετε εξαγωγή και ανέβασμα απευθείας.
Αποτέλεσμα & επιπλέον έλεγχοι
Από το μενού Κινήσεις → Εργασίες → Ενημερωμένες Εγγραφές Λογιστικής σας δίνεται η δυνατότητα να εμφανιστούν όλες οι εγγραφές που έχουν ήδη εξαχθεί σε αρχείο (που
έχουν οριστικοποιηθεί) ή να ελέγξουμε με το πεδίο “Εμπεριέχει” για εγγραφές που δεν έχουν εξαχθεί, είτε γιατί προστέθηκαν μετά την τελευταία εξαγωγή είτε γιατί μπορεί να υπάρχει κάποιο άλλο πρόβλημα.
Στην οθόνη που εμφανίζεται, ορίζετε τα φίλτρα βάσει των οποίων θα εμφανιστούν οι παραγόμενες εγγραφές λογιστικής.
- Στο πεδίο “Ταξινόμηση ανά” ορίζετε την στήλη ταξινόμησης της λίστας που θα εμφανιστεί δεξιά.
- Στα πεδία “Από Ημερομηνία” και “Έως Ημερομηνία” ορίζετε το ημερομηνιακό διάστημα.
- Στο πεδίο “Υποκ/μα Εταιρίας” ορίζετε το υποκατάστημα της εταιρείας.
- Στο πεδίο “Ενημέρωση Λογιστικής” (Έσοδα Έξοδα, Γενική Λογιστική κ.λ.π.) διαλέγετε το λογιστικό σύστημα.
- Στο πεδίο “Σειρά” μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένες σειρές παραστατικών.
- Στο πεδίο “Τύπος Παραστατικού” μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένους τύπους παραστατικών.
- Στο πεδίο “Εμπεριέχει” μπορείτε να επιλέξετε μόνο τις εγγραφές που έχουν οριστικοποιηθεί (Λογιστικοποίηση) ή που δεν έχουν εξαχθεί ακόμα (Μη εξαγόμενα) ή όλες (Όλα).
- Στο πεδίο “Τρόπος ενημέρωσης” μπορείτε να επιλέξετε τον τρόπο ενημέρωσης των εγγραφών (κανένα, αυτόματα, αυτόματα σύγχρονα, αυτόματα ασύγχρονα, αυτόματα με προεπισκόπηση).
Τέλος, χρησιμοποιώντας τα buttons της εξαγωγής, μπορείτε να εξάγετε τις εγγραφές σε μορφή αρχείου pdf, excel, csv, html κ.α.
Συμφωνία με Λογιστική
Επιπλέον έλεγχοι μπορούν να γίνουν από
- Μενού > Κινήσεις > Αναφορές > Εκτυπώσεις > Πωλήσεις (ή Αγορές) > Ημερολόγιο για το σύνολο των μικτών πωλήσεων, των εκπτώσεων, των καθαρών πωλήσεων, της αξίας του ΦΠΑ και την αξία των χρεώσεων των παραστατικών. Στην περίπτωση που θέλετε να έχετε ανάλυση των πωλήσεων σας ανά λογιστική κατηγορία μπορείτε να επιλέξετε στα φίλτρα στο πεδίο “Υποσύνολα Ομαδοποίησης” την τιμή “Ανά Λογιστική Κατηγορία”.Πηγαίνοντας στη τελευταία σελίδα μπορείτε να δείτε τα τελικά σύνολα τόσο ανά λογιστική κατηγορία όσο και ανά συντελεστή ΦΠΑ. Την παραπάνω εκτύπωση μπορείτε να τη συμφωνήσετε με το Ισοζύγιο λογιστικής της
ομάδας 7 (ή 2) καθώς και με το ισοζύγιο λογιστικής των λογαριασμών ΦΠΑ που αναφέρεται στις πωλήσεις (ή στις αγορές). - Αποθήκη : από το menu Αποθήκη → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Είδη/Υπηρεσίες/Πάγια → Ισοζύγιο Βιβλίο Αποθήκης → Αναλυτικό Ισοζύγιο Αποθήκης. Χρησιμοποιήσετε το φίλτρο “Τύπος Εγγραφής” για να επιλέξετε τα Είδη ή/και τις Υπηρεσίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν ομαδοποίηση τη “Λογιστική Κατηγορία” είδους και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης στις αξίες ώστε να ελέγξετε τα ποσά Αξίας Πωλήσεων και Αξίας Αγορών και να συγκριθούν με ισοζύγια λογιστικής των αντίστοιχων λογαριασμών.
- Πελάτες : από το menu Συναλλασσόμενοι → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Πελάτες → Ισοζύγιο → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 30. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν πεδίο ομαδοποίησης της εκτύπωσης το πεδίο “Λογιστική Κατηγορία” και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης το “Πελάτες”.
- Προμηθευτές : από το menu Συναλλασσόμενοι → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Προμηθευτές → Ισοζύγιο → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 50. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν πεδίο ομαδοποίησης της εκτύπωσης το πεδίο “Λογιστική Κατηγορία” και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης το “Προμηθευτές”.
- Χρεώστες : από το menu Συναλλασσόμενοι → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Χρεώστες → Ισοζύγιο → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 33-95. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν πεδίο ομαδοποίησης της εκτύπωσης το πεδίο “Λογιστική Κατηγορία” και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης το “Χρεώστες”.
- Πιστωτές : από το menu Συναλλασσόμενοι → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Πιστωτές → Ισοζύγιο → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 33-95. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν πεδίο ομαδοποίησης της εκτύπωσης το πεδίο “Λογιστική Κατηγορία” και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης το “Πιστωτές”.
- Χρηματοοικονομικοί Λογαριασμοί : από το menu Χρημ/κά → Αναφορές →Εκτυπώσεις → Χρημ/μικοί Λογ/σμοί → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 38.
- Χρεώσεις : από το menu Χρημ/κά → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Χρεώσεις →
Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 6. - Αξιόγραφα : από το menu Χρημ/κά → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Αξιόγραφα→ Κατάσταση σε Ημερομηνία όπου ορίζετε στο φίλτρο σαν ημερομηνία την τελευταία ημέρα της περιόδου που ελέγχετε. Μπορείτε να ορίσετε ομαδοποίηση το καθεστώς και να συγκρίνετε με ισοζύγιο λογαριασμών αξιογράφων.
- Πάγια : από το menu Αποθήκη → Αναφορές → Εκτυπώσεις →Είδη/Υπηρεσίες/Πάγια → Ισοζύγιο Βιβλίο Αποθήκης → Αναλυτικό Ισοζύγιο Αποθήκης και με χρήση του φίλτρου “Τύπος Εγγραφής” επιλέγετε “Πάγια” με το ισοζύγιο της ομάδας 1.
Συμφωνία Πωλήσεων-Εσόδων
Για να ελέγξετε τις εγγραφές παραστατικών πωλήσεων, θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Καταστάσεις Ελέγχου → Κατάσταση Ελέγχου Πωλήσεων – Εσόδων. Από την παραπάνω εκτύπωση μπορείτε να έχετε το σύνολο των μικτών πωλήσεων, των εκπτώσεων, των καθαρών πωλήσεων, της αξίας του ΦΠΑ, των εισπράξεων εσόδων και την αξία των πρόσθετων χρεώσεων των παραστατικών.
Στην περίπτωση που θέλετε να έχετε ανάλυση των πωλήσεων σας ανά είδος γραμμής παραστατικού μπορείτε να επιλέξετε την προβολή “Με ανάλυση γραμμής”. Επίσης, σας δίνεται η δυνατότητα ανάλυσης με S/N, παρτίδες και ειδικά χαρακτηριστικά “Με ανάλυση γραμμής και Χαρ./Παρτίδες/SN”. Παρόμοια ανάλυση μπορείτε να εκτυπώσετε και για τις πρόσθετες χρεώσεις των παραστατικών σας (Προβολή: “Με ανάλυση Προσ. Χρεώσεων”).
Ακόμα μια χρήσιμη προβολή (ειδικά για τους λογιστές) είναι η ανάλυση συντελεστών ΦΠΑ (“Με ανάλυση Φ.Π.Α.”) η οποία σας δείχνει τις αξίες ανά συντελεστή ΦΠΑ στην περίοδο των φίλτρων που έχετε διαλέξει.
Συμφωνία Αποθήκης
Για να ελέγξετε τις εγγραφές παραστατικών αποθήκης, θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Καταστάσεις Ελέγχου → Κατάσταση Ελέγχου Αποθήκης. Αν χρησιμοποιήσετε την προβολή “Χωρίς Ανάλυση” μπορείτε να εκτυπώσετε τα παραστατικά αποθήκης χωρίς την ανάλυση ειδών στις γραμμές του κάθε παραστατικού. Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή “Με ανάλυση γραμμής” προκειμένου να εκτυπώσετε τα παραστατικά αποθήκης συμπεριλαμβάνοντας την ανάλυση ειδών στις γραμμές του κάθε παραστατικού.
Την συγκεκριμένη αναφορά μπορείτε να την συγκρίνετε με την λογιστική, εκτυπώνοντας ισοζύγιο λογαριασμών απογραφής ειδών, παγίων, κλεισίματος φακέλων κοστολόγησης, συνθέσεων κ.α. .
Συμφωνία Χρηματοοικονομικών
Για να ελέγξετε τις εγγραφές χρηματοοικονομικών παραστατικών, θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Καταστάσεις Ελέγχου → Κατάσταση Ελέγχου Χρηματοοικονομικών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη προβολή προκειμένου να εκτυπώσετε τα χρηματοοικονομικά παραστατικά συμπεριλαμβάνοντας την ανάλυση ανά τύπο γραμμής στις γραμμές του κάθε παραστατικού (Μετρητά, Πιστωτική Κάρτα, Αξιόγραφο κ.τ.λ.). Αντίθετα, αν χρησιμοποιήσετε την προβολή “Χωρίς Ανάλυση” μπορείτε να εκτυπώσετε τα
χρηματοοικονομικά παραστατικά χωρίς την ανάλυση αυτή.
Την συγκεκριμένη αναφορά μπορείτε να την συγκρίνετε με την λογιστική εκτυπώνοντας ισοζύγιο λογαριασμών πελατών, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών, ταμείου,πιστωτικής κάρτας, αξιογράφων κ.α.
Διαγραφή Λογιστικής
Οι εγγραφές που αποστέλλονται με export σημαίνονται στο πεδίο “Λογιστικοποίηση” με το σύστημα που κάνετε ενημέρωση. Μπορείτε να ακυρώσετε τη σήμανση με την εργασία
“Διαγραφή Λογιστικής”.
Για να εκτελέσετε την εργασία κατευθύνεστε από το μενού Κινήσεις → Εργασίες → Λογιστική → Διαγραφή Λογιστικής. Στην οθόνη που εμφανίζεται, ορίζετε τα φίλτρα βάσει
των οποίων θα διαγραφούν οι παραγόμενες εγγραφές λογιστικής.
- Στα πεδία “Από Ημερομηνία” και “Έως Ημερομηνία” ορίζετε το ημερομηνιακό διάστημα.
- Στο πεδίο “Υποκ/μα Εταιρείας” ορίζετε το υποκατάστημα της εταιρείας.
- Στο πεδίο “Κυκλώματα” ορίζετε τα κυκλώματα (Πωλήσεις, Αγορές, Εισπράξεις κ.λ.π.).
- Στο πεδίο “Γέφυρα Λογιστικής” ορίζετε το πρότυπο λογιστικής ανά τύπο παραστατικού σύμφωνα με το λογιστικό σχέδιο της επιχείρησης του πελάτη.
- Στο πεδίο “Τύπος Παραστατικού” μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένους τύπους παραστατικών.
- Στο πεδίο “Σειρά” μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένες σειρές παραστατικών.
- Στο πεδίο “Τύπος” (Έσοδα Έξοδα, Γενική Λογιστική κ.λ.π.) διαλέγετε το λογιστικό σύστημα.
Από το button: “Εκτέλεση” εκτελείτε την εργασία.
Στο tab: Υπενθύμιση εμφανίζονται μηνύματα με το αποτέλεσμα της εργασίας.